В соответствии с действующим законодательством каждое предприятие, осуществляющее производственную деятельность, должно иметь документ, фиксирующий проведение вводного инструктажа с вновь принятыми работниками. Инструктаж проводится с целью доведения до сведения сотрудника основных норм в сфере охраны труда. Юридическое обоснование к применению данной формы изложено в соответствующем приказе Росстандарта.

Нормы приказа предусматривают шнуровку журнала с указанием даты и количества страниц. На последней странице книги нить необходимо скрепить печатью и указать сведения о лице, ответственном за ведение формы.

Вся информация о проведенном инструктаже фиксируется в табличной части журнала регистрации. В соответствии с требованиями современного делопроизводства в журнале запрещены заклейка строк, затирка текстовой части, вставка дополнительных листов.